Kapan Waktu yang Tepat Memusnahkan Dokumen Perusahaan?

hancurkan dokumenSetiap perusahaan pasti memiliki dokumen, bahkan meskipun perusahaan tersebut sudah memanfaatkan digital sebagai sistem kerjanya. Tentunya, dokumen-dokumen yang ada sangatlah penting terutama ketika berkaitan dengan klien atau konsumen. Inilah yang membuat banyak perusahaan menjaga semua dokumen yang dimilikinya dan hanya menggunakan jasa pemusnah arsip atau dokumen dalam waktu tertentu saja.

Jika melihat fungsinya, dokumen memang sangatlah penting karena menyimpan berbagai informasi terkait suatu kegiatan, seperti penjualan, pembelian, dan sebagainya. Namun, semakin lama bisnis berjalan maka jumlah dokumen ini pasti akan semakin meningkat. Jika semua dokumen ini masih harus terus disimpan, berapa luas ruangan arsip yang dibutuhkan untuk menyimpan semuanya? Pastinya hal ini tidaklah efektif dan hanya meningkatkan biaya perusahaan saja.

Namun pertanyaannya, jika dokumen memang harus dimusnahkan, maka kapan sebenarnya waktu yang tepat?

Jawabannya tentu saja variatif, atau setiap perusahaan bisa memiliki kriterianya sendiri dalam menentukan kapan waktu yang tepat. Namun, dirangkum dari situs stimmel-law.com, ada beberapa hal yang bisa diperhatikan dalam menentukan kapan waktu yang tepat, yaitu:

  • Jenis dokumen

Tentu saja hal pertama yang harus diperhatikan adalah jenis dokumennya. Beberapa jenis dokumen mungkin hanya dibutuhkan dalam periode waktu tertentu saja. Artinya, jika sudah melewatinya maka dokumen tersebut bisa dimusnahkan dalam beberapa tahap pemusnahan dokumen arsip. Meskipun begitu, periode waktunya biasanya cukup panjang dan bervariasi sesuai kebijakan perusahaan. Misalnya sekitar 5 tahun atau lebih.

  • Efektivitas dokumen

Seberapa besar efektivitas dokumen tersebut selama disimpan? Apakah cukup aktif digunakan atau hanya menganggur begitu saja? Jika dokumen tersebut telah melewati periode waktu penyimpanan dan tidak pernah digunakan juga, maka dokumen tersebut bisa dimusnahkan. Misalnya perjanjian kerjasama dengan klien yang sudah terjadi 7 tahun lalu dan sudah berakhir tanpa perpanjangan kontrak. Maka dokumen terkait kontrak tersebut bisa dimusnahkan (asumsi batas periode pemusnahan dokumen adalah 6 tahun).

Namun hal yang harus diingat adalah pastikan bahwa pemusnahan dokumen dilakukan atas izin orang yang berwenang. Sebab, dokumen fisik sama seperti data digital yang memiliki peran penting dalam kelangsungan hidup perusahaan. Terutama untuk dokumen yang berkaitan dengan keuangan, pajak, dan kontrak kerja sama. Jika dilakukan pemusnahan secara sembarangan maka kerugian yang terjadi tidaklah sedikit sehingga perusahaan harus sangat waspada.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.